Hinweisgebersystem - Frequently Asked Questions (FAQs)


Wozu dient das SCHOTT Hinweisgebersystem?

Das Hinweisgebersystem eröffnet sämtlichen SCHOTT Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern weltweit die Möglichkeit, vertraulich Hinweise auf potenzielle Compliance-Verstöße an externe Vertrauenspersonen (sog. Ombudsleute) weiterzugeben. Es handelt sich dabei um eine weitere Präventionsmaßnahme im Rahmen des SCHOTT Compliance-Management-Systems und dient dem Schutz des Unternehmens, seiner Mitarbeiter sowie den Geschäftspartnern.

Welche Hinweise können über das Hinweisgebersystem abgegeben werden?

Das Hinweisgebersystem dient insbesondere dazu, Hinweise über Compliance-Sachverhalte mit hohem Schadenspotenzial aufzunehmen. Mögliche Schäden können sowohl die Mitarbeiter (z.B. schwere Fälle von Mobbing, Diskriminierung) als auch das Unternehmen (z.B. finanzielle Verluste bzw. Reputationsschäden aufgrund von Straftaten, wie z.B. Bestechung, Untreue, Betrug, Steuerdelikte oder Kartellverstößen) sowie die Geschäftspartner treffen.

Lediglich konkrete Hinweise auf Compliance-Verstöße werden aufgenommen. Die Ombudsleute sind nicht zuständig, bloßen „Gerüchten" nachzugehen bzw. diese weiterzuleiten.

Für welche Themen ist das Hinweisgebersystem nicht gedacht?

Die Ombudsleute sind weder allgemeine Beschwerdestellen, noch ersetzen sie den Kundenservice. Sie sind dazu da, Hinweise zu potenziellen Verstößen gegen Gesetze und SCHOTT interne Regelwerke aufzunehmen. Sollten Sie ein Problem mit Ihrer Lieferung oder ähnlichem haben, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner bei SCHOTT.

Wer sind die Ombudsleute bei SCHOTT und wie kann ich sie erreichen?

Die Funktion der Ombudsleute wird durch drei externe Rechtsanwälte wahrgenommen:

Rechtsanwältin Marian Ho (zuständig für die Mitarbeiter in Asien)
Tel.: +65 6885 3610
marian.ho@dentons.com

80 Raffles Place
#33-00 UOB Plaza 1
048624 Singapur

Dr. Klaus H. Jander (zuständig für die Mitarbeiter in den USA/ Kanada/Mexiko)
Tel.: +1 (0) 203 6616140
Fax: +1 (0) 203 6224077
KHJander@gmail.com

307 Stanwich Road
Greenwich, CT 06830, USA

Dr. Rainer Buchert zuständig für alle weiteren SCHOTT Standorte weltweit, außer USA, Mexiko, Kanada)
Tel.: +49 (0) 69 71033330 oder +49 (0) 6105 921355
Fax: +49 (0) 69 71034444
kanzlei@dr-buchert.de

Bleidenstraße 1
60311 Frankfurt am Main, Deutschland
www.dr-buchert.de

Hinweise können telefonisch, schriftlich (E-Mail, Brief, Fax) oder auch in einem persönlichen Gespräch an die Ombudsleute weitergegeben werden.

Welche Aufgaben übernehmen die Ombudsleute?

Die Aufgaben der Ombudsleute umfassen insbesondere

• die Entgegennahme vertraulicher Hinweise,
• die Beratung des Hinweisgebers im Hinblick auf das weitere Vorgehen,
• die Bewertung der Schlüssigkeit der Information/ Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers,
• das Verfassen und die Weiterleitung eines Ombudsberichts an das Compliance Office (auf Wunsch in anonymisierter Form),
• „Bindeglied" zwischen SCHOTT und Hinweisgeber während der Sachverhaltsaufklärung zu sein sowie
• die Berichterstattung an den Hinweisgeber über das Ergebnis des Verfahrens.

Wie wird meine Anonymität als Hinweisgeber sichergestellt?

Die Ombudsleute sind externe Rechtsanwälte. Aufgrund ihrer anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht ist es ihnen nicht gestattet, von sich aus SCHOTT oder die Ermittlungsbehörden zu involvieren. Informationen werden nur dann an die entsprechenden Stellen weitergegeben, wenn der Hinweisgeber der Weitergabe ausdrücklich zustimmt. 

Wer kann sich an die Ombudsleute wenden?

Sämtliche SCHOTT Mitarbeiter sowie Geschäftspartner weltweit.

Hinweise können auf Deutsch oder Englisch abgegeben werden. Falls Mitarbeiter oder Geschäftspartner dazu nicht in der Lage sein sollten, können sie den Hinweis schriftlich (per E-Mail) in ihrer Landessprache an die Ombudsleute weiterleiten.

Können auch negative Konsequenzen drohen, wenn Hinweise über das Hinweisgebersystem abgegeben werden?

Nein, grundsätzlich nicht. Aufgrund der Hinweisgabe haben Mitarbeiter und Geschäftspartner keine nachteiligen Konsequenzen zu befürchten, ausgenommen bei nachweislich vorsätzlichem Missbrauch des Hinweisgebersystems, wie z.B. im Falle einer bewussten Falschbezichtigung von Mitarbeitern oder anderen Geschäftspartnern.

Was passiert, nachdem ein Hinweis über das Hinweisgebersystem abgegeben wurde?

Das interne Verfahren sieht wie folgt aus:

• Die Ombudsleute leiten den Hinweis in Form eines (auf Wunsch anonymisierten) Ombudsberichts an das Compliance Office weiter.
• Dort wird geprüft, ob der Hinweis plausibel ist, d.h. ob ein Anfangsverdacht im Hinblick auf einen Gesetzesverstoß oder einen Verstoß gegen ein SCHOTT internes Regelwerke vorliegt.
• Erweist sich der Hinweis als nicht plausibel, wird der Hinweisgeber darüber von den Ombudsleuten informiert.
• Erweist sich der Hinweis als plausibel, wird der Sachverhalt durch das Compliance Office weiter ermittelt.
• Im Anschluss an die Sachverhaltsermittlung werden auf Empfehlung des Compliance Office Maßnahmen/ Sanktionen getroffen.
• Am Ende informieren die Ombudsleute den Hinweisgeber über das Ergebnis des Verfahrens.